システム活用の促進と評価

情報システムを効果的に活用するには、利用方法や目的を周知し、利用者への教育や支援を行うことが大切です。研修や説明会などによって活用方法を広める活動が普及啓発に当たります。

利用者の参加意欲を高めるため、ゲームの考え方や要素をゲーム以外の活動に取り入れるゲーミフィケーションを用いることもあります。また、利用環境や知識などの違いによってデジタル技術を活用できる人とできない人に生じる格差をデジタルディバイドといいます。

教育や支援でシステム活用を広げる

情報システムの導入や継続利用を評価するときは、導入費や運用費などの費用だけでなく、それによって得られる効果を確認します。費用対効果分析では、投じた費用と得られる便益を比較して投資の妥当性を検討します。

効果には、売上増加や費用削減のように金額で把握しやすいものだけでなく、作業時間の短縮やサービス品質の向上などもあります。費用が最も小さい案が常に最も有利とは限らない点に注意します。

投資は費用だけでなく得られる効果も評価する

システムが利用者の業務に役立っているかを確認する方法として、利用者満足度調査があります。操作性、応答速度、機能の使いやすさなどを利用者に確認し、改善点を探します。

アクセス数や処理件数などの利用状況だけでは、利用者が満足しているかまでは分かりません。定量的な利用実績と利用者の評価を組み合わせて検証することで実態を把握しやすくなります。

利用実績と満足度の両面から評価する

長期間使われてきたシステムの中には、技術や業務の変化に対応しにくくなり、保守費用の増加や変更の難しさが問題になるものがあります。このような状態になったシステムはレガシーシステムとして刷新の対象を検討します。

システムは導入後も保守や改修を続けながら利用され、やがて更新や廃棄の時期を迎えます。古いという理由だけで刷新するのではなく、安全性、効率性、維持費用などを評価して判断することが重要です。

レガシー化は安全性・効率性・維持費で評価する